कार्यालयमा सञ्चारको व्यवस्थापन

                                                                                                                                 –मुकुन्दप्रसाद निरौला

परिचय

सञ्चार मानवीय सम्बन्धको अभिन्न अंग हो । प्रशासकीय क्रियाकलापहरुलाई प्रभावकारी बनाउन, कार्यकुशलता बृद्धि गरी सरलीकृत गर्न र सार्वजनिक लक्ष्य प्राप्त गर्न सञ्चार आवश्यक पर्दछ । जसरी शरिरका लागि कोशिकाको आवश्यकता पर्दछ त्यसैगरी संगठनका लागि पनि सञ्चार सम्प्रेषण हुनुपर्दछ । योजना, संगठन, नेतृत्व, मानव संशाधन व्यवस्थापन र नियन्त्रणका लागि सञ्चार सारतत्व हो ।

- दुई पक्ष वीच सूचना आदान प्रदान गर्ने कार्य,

- साझा उद्देश्यका लागि साझा बुझाई,

- पारस्परिक अन्तरसम्बन्ध कायम राख्ने माध्यम,

- अर्थको हस्तान्तरण र बुझाई ।

परिभाषा

Communication is the transfer and understanding of meaning.

“सञ्चार एक व्यक्ति वा संस्थाबाट अर्को व्यक्ति वा संस्थामा सूचना एवं समझदारी हस्तान्तरण गर्ने प्रक्रिया हो ।” – थियो हेमेन

“सञ्चार एउटा व्यक्तिको मस्तिष्कदेखि अर्को व्यक्तिको मस्तिष्क जोड्ने पुल हो । यस अन्तर्गत भन्ने, सुन्ने, सम्झिने अनवरत प्रक्रिया पर्दछन् ।” – लुई.ए.ऐलन

समग्रमा

एक व्यक्ति, निकाय, स्थानमा सूचना, विचार, धारणा, अभिमत, राय, खबर तथा जानकारी, निर्णय जस्ता सूचना सामग्रीहरु पारस्परिक समझदारीका निम्ति प्रशारित गरिने प्रक्रियालाई सञ्चार भनिन्छ, जो प्रत्यक्ष वा अप्रत्यक्ष, चेतन वा अचेतन रुपमा सम्प्रेषित भावना प्रवृत्ति इच्छाको योग हो । कुनै साझा लक्ष्य, उद्देश्य प्राप्तिका लागि धारणा, तथ्य, विचार, अनुभव, ज्ञान, सूचना तथा सिद्धान्तहरुको आदान प्रदान गर्ने कार्य सञ्चार हो । उच्च श्रेणीका प्रवन्धकले आफ्नो समयको ८७% समय सञ्चार गतिविधिमा लगाउँदछन् । सञ्चार प्रक्रियामा लिखित एवं मौखिक शब्द, सांकेतिक हावभाव, इशारा आदि गतिविधिहरु पर्दछन् ।

Communication between two or more people. All the patterns, networks and system of communication with an organization.

सञ्चार प्रक्रिया

सिद्धान्त

- स्पष्टताको सिद्धान्त

- पर्याप्तताको सिद्धान्त

- समयसीमाको सिद्धान्त

- स्वीकृतिको सिद्धान्त

- परामर्शको सिद्धान्त

- निरन्तरताको सिद्धान्त

- अनुकूलताको सिद्धान्त

- ध्यानाकर्षणको सिद्धान्त

- प्रसारणको सिद्धान्त

- अवरोध निरुपणको सिद्धान्त

- प्रत्यक्ष सञ्चारको सिद्धान्त

- अनुपोषणको सिद्धान्त

सञ्चारका विशेषता

- निश्चित लक्ष्य एवं उद्देश्य हुन्छ ।

- यो सर्वव्यापी हुन्छ ।

- दोहोरो हुनुको साथै एक अर्कोमा निर्भर रहन्छ ।

- सामाजिक अन्तरक्रिया हो ।

- अर्थपूर्ण एवं पास्परिक कार्य हो ।

- मार्गदर्शन एवं दिशा निर्देश गर्ने माध्यम हो ।

सञ्चार उद्देश्य

- संगठनको लक्ष्य/उद्देश्य तथा कार्यक्रमका बारेमा जानकारी दिलाउन,े

- संगठन नीति/नियम/कार्यप्रणालीको वारेमा सूसुचित गराउने,

- कार्यरत कर्मचारीलाई उत्प्रेरित गराउन,

- संगठनको तलदेखि माथि एवं माथि देखि तलसम्म सूचना सम्प्रेषण गर्नु,

- कार्यप्रगतिको Reporting गर्नु,

- संगठनमा राय, सुझाव, परामर्श, सहयोग, समन्वय, भ्रम, शंका निवारण गर्नु ।

कार्यालयमा सञ्चारको महत्व

- उत्तरदायित्व र जवाफदेहिता प्रवद्र्धन गर्न

- अनुगमन/मूल्याङ्कन एवं सुपरीवेक्षणको माध्यमबाट काम र नतिजालाई त्ष्भ–गउ गर्न

- निर्णय प्रक्रियालाई वैज्ञानिक, वस्तुगत एवं प्रभावकारी बनाउन

- आवश्यक तथ्याङ्क उपलब्ध गर्न,

- कार्यसरलीकरण, शीघ्रता एवं लागत कम गनर्,

- प्रशासनलाई आधुनिकीकरण र क्षमतावान एवं सक्षम बनाउन,

- नागरिक एवं सरकार वीचको अन्तरसम्बन्धलाई विकास गर्न,

- संगठनभित्र सहकार्य, सद्भाव र सामूहिक कार्यलाई बढावा दिन,

- अधिकार र दायित्वको निर्धारण तथा प्रत्यायोजन गर्न,

- कर्मचारीलाई अभिप्रेरित, उत्प्रेरित एवं निर्देशित गर्न ।

             यसैगरी सुशासन, सुदृढ मानवीय सम्बन्ध, परिवर्तन वा द्वन्द्व व्यवस्थापन, आधुनिक व्यवस्थापन,

अनुगमन एवं मूल्याङ्कनका साथै गलत सूचना प्रवाह हुनबाट रोक्न, नचाँहिदो कुरा फैलिनबाट रोक्न, अनावश्यक गफ र गलफत्ति हुनबाट रोक्ने जस्ता कार्यहरु सञ्चारका कारणले सम्भव हुन्छ । यी सवै

कार्यहरुमा सञ्चारको महत्व छ ।

(१) लिखित सञ्चारः– लेखेर कुनै पनि कार्य गराउने सञ्चार÷माध्यमहरुः व्यापारिक पुस्तिका, समाचारपत्र,

वुलेटिन, डायरी, नीति, ऐन, नियम, कार्यविधि, परिपत्र, पत्र, अनुसूची एवं नेपाल राजपत्र जस्ता लिखित रुपमा रहेका संग्रहहरु एकोहोरो ।

(२) मौखिक सञ्चारः– कार्यालयमा मौखिक रुपमा आदेश दिई वा अनुरोध गरी सूचना सम्प्रेषण गर्नु मौखिक सञ्चार हो । यो Personal Approach मा आधारित हुन्छ । सन्देश वहनको सर्वश्रेष्ठ कला पनिहो । सांगठनिक जगतमा ७५ प्रतिशत समय मौखिक सञ्चारमा व्यतित हुन्छ । माध्यमः– आमने सामने, रेडियो, टि.भि., अन्तर्वार्ता, सभा, सम्मेलन, टेलिफोन, अन्तरक्रिया, विचार, विमर्श आदि । यो एकोहोरो

एवं दोहोरो तथा Op ward & Down ward दुवै हुन्छ ।

(३) औपचारिक सञ्चारः–That flow the official chain of commands or is required to do ones job. कार्यालयको प्रशासनिक ढाँचा अनुरुप निर्धारित मार्गबाट सम्प्रेषित हुन्छ । नेपालको प्रशासनिक ढाँचा अनुरुप नेपाल सरकारबाट भएका निर्णय सम्बन्धित मन्त्रालय, विभाग, क्षेत्रीय निकाय, अञ्चल कार्यालय, जिल्ला कार्यालय हुँदै स्थानीय सरकारी निकायसम्म यस प्रकारको सञ्चार तह तह हुँदै सम्प्रेषण हुन्छ । यस प्रकारको सञ्चारको माध्यममा हुलाक, Fax, व्यक्ति, Email लगायत विद्यूतीय सूचना प्रणाली Website को पनि प्रयोग गर्ने गरिन्छ ।

(४) अनौपचारिक सञ्चारः– That is not defined the organizational structural Hierarchy यसमा सम्प्रेषणको

कुनै निश्चित क्रम वा तह हुँदेन । कुनै कुरा सुनेर अफवाहमा फैलिन सक्छ । व्यक्तिको स्वार्थ जोडिएको हुन्छ । मौखिक आवेश हुन्छ । सूचना जानी बुझी फैलाइन्छ र बढाई चढाई गरी फूलबुट्टाले समाचार विकृत हुन्छ । एकोहोरो वा दोहोरो ।

(५) तल माथि /माथि तल सञ्चारः– माथिल्लो व्यवस्थापक वा कार्यालयले मातहतको कर्मचारीलाई निर्देशन

गर्दछन्, भने मातहत कार्यालय वा कर्मचारीले माथिल्लो निकाय वा अधिकारी कहाँ आफ्नो प्रतिक्रिया, अनुभव वा शिकायत पठाउने काम हुन्छ ।

􀁹 Downwards M that flows downward from a manager to employee.

􀁹 Upwards M that flows upward from employees to managers .

माध्यमहरुः मौखिक, लिखित, औपचारिक/अनौपचारिक आदि ।

(६) समस्तरीय सञ्चारः– समान स्तरको पदाधिकारी वा संगठनहरुले विचार वा सूचना सिधा तवरले आदान प्रदान गर्दछन् । यसका प्रतिपादक हेनरी फेयोल हुन् । यो सम्प्रेषणले संगठनको समय, शक्ति, सम्पत्तिको बचावट गर्दै भातृत्वको भावना सिर्जना गर्दछ । नेपालमा मन्त्रालय/विभाग, विभाग/कार्यालय, कार्यालयका रुपमा संगठन/संगठन वीचको सञ्चार एवं सचिव/सचिव, D.G./D.G.,सहसचिव/सहसचिव, फाँटवालाहरु वीच हुने सूचना आदान प्रदान समस्तरीय हो । माध्यम, लिखित, मौखिक, टेलिफोन, प्रत्यक्ष विमर्श आदि ।

सञ्चारको समस्या

(१) भाषाको जटिलता : भाषाको अर्थ (एभ्रिभिएसन WTO, जि.प्र.का.), प्राविधिक शब्द आदि

(२) सैद्धान्तिक अवरोध : शैक्षिक योग्यता, सामाजिक मान्यता

(३) भौगोलिक जटिलता : हिमाल, पहाड, तराई यातायातको पहूँच

(४) मनोवैज्ञानिक मतभेद : मानवीय/व्यक्तिगत/शारीरिक

(५) स्तरीय अवरोध : उच्च, मध्यम र न्यून वर्ग

(६) मौसमी अवरोध : हिउँद/वर्षाका कारण हुने प्राकृतिक प्रकोप

(७) प्राविधिक/यान्त्रिक अवरोध : सञ्चार सामग्रीको अवस्था/जो कोहीले प्रयोग गर्ने/विद्युत संकट आदि ।

सुझाव

􀂃-  सम्बद्ध पक्षको सक्रिय सहभागी

- 􀂃 पृष्ठपोषणलाई प्राथमिकता

􀂃-  तालिम एवं विकास

􀂃-  उचित भाषाको प्रयोग एवं अध्ययन

- 􀂃 उपयुक्त माध्यमको प्रयोग

􀂃-  कार्य संक्षेपीकरण

- 􀂃E-Governanceभ लाई अभिवृद्धि

- 􀂃Networkingन विस्तार (समन्वयका लागि)

- 􀂃 नवीनतम प्रविधिमा जोड

􀂃-  दोहोरो सञ्चार सम्प्रेषण

- 􀂃MIS मा जोड

􀂃- सञ्चार मैत्री वातावर निर्माण/दृष्टिकोण

􀂃- पारदर्शितामा जोड

􀂃- उत्प्रेरणा र मनोवल

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली

-􀂃 सूचना प्रणालीलाई व्यवस्थापनको क्रियाकलापमा समाहित गरी व्यवस्थापन प्रक्रिया र अंगको रुपमा प्रयोग गर्नु व्यवस्थापन सूचना प्रणाली हो ।

- व्यवस्थापकीय उपयोग गर्ने प्रणाली नै व्यवस्थापन सूचना प्रणाली हो  ।

-तथ्याङ्क संकलन, संरक्षण र प्रशोधन गरी नियोजन, नियन्त्रण र निर्णय प्रक्रियामा सहयोग पुर्याउने एवं तथ्याङ्क विवरणको छिटो, छरितो, स्पष्ट, सही, प्रभावकारी ढंगले सूचना विश्लेषण/प्रशोधन गर्ने माध्यम MIS हो ।

- 􀂃E-Governanceभ को महत्वपूर्णComponentत हो ।Manual र  Computer Record Keeping बाट संकलन तथा प्रशोधन गरिएको विवरण MIS हो । जसको विभिन्न रुपहरु हुन्छन् । हाल विशेष गरी भौगोलिक सूचना प्रणाली (GIS) वित्तीय व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (FMIS), मानवश्रोत सूचना प्रणाली (HRIS), कार्यक्रम व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (PMIS) आदि अधिक उपयोगमा ल्याइएको पाइन्छ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका चरणहरु

(१)System Planning : पूर्व तयारी/विधि निरुपण/श्रोत साधनको व्यवस्थापन

(२) System Design : Data base को निर्माणका लागि Hardware / Software तर्जुमा

(३) System Implementation : कर्मचारी व्यवस्था, उपकरणको प्राप्ति, तालिम, प्रयोग परिचालन

(४) System Evaluation : सूचनाको उपयोग, सान्दर्भिकता, प्रभावकारिता अध्ययन, दक्षता, पुनः प्रयोगमा पृष्ठपोषण आदि ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको आवश्यकता

􀂃-  उत्प्रेरणा र मनोवलमा वृद्धि

􀂃-  समयको वचत

- 􀂃 जिम्मेवारी स्पष्टता

􀂃-  नियन्त्रण र मूल्याङ्कन

􀂃-  कार्यसरलीकरण एवं पारदर्शिता

􀂃-  निर्णयको आधार

􀂃-  योजना प्रक्रियामा सहयोग

􀂃-  तुलनात्मक अध्ययनको अवसर

􀂃-  यर्थाथताको जानकारी

􀂃-  उत्पादन एवं उत्पादकत्व वृद्धि

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको महत्व

􀂃-  निर्णयको लागि विकल्पहरुको विश्लेषण एवं परीक्षणका लागि

􀂃-  नियन्त्रण र समन्वयका लागि

􀂃-  सूचनाहरुको Overload हुन पाउँदैन

􀂃-  Institutional memory कायम राख्न

􀂃-  पारदर्शिता तथा उत्तरदायित्व (योजना तर्जुमा र कार्यान्वयनमा)

􀂃-  द्वन्द्व, परिवर्तन एवं जोखिम व्यवस्थापनका लागि

􀂃-  सांगठनिक कमजोरीहरु पहिचान र सुधार गर्न

􀂃-  कामको प्राथमिकीकरण, कार्यान्वयन, अनुगमन, मूल्यांकन गर्न सजिलो

􀂃-  जनशक्तिको दक्षता वृद्धि गर्न ।

चुनौती

-􀂃 High technology

-􀂃 Costly

􀂃- Technical Human Resource lacking

􀂃- Internet Facilities

􀂃- Data Processing techniques

􀂃- Power back up

-􀂃 Sustainability/ Continuity of the System

􀂃- Interpret the Information and understanding information.

के कस्ता क्षेत्रमा प्रयोग (नेपालमा)

-􀂃 केन्द्रीय तथ्याङ्क आधार तयार गर्न

􀂃- नीति तर्जुमा अनुगमन र मूल्याङ्कन गर्न

-􀂃 कर्मचारीको सरुवा, बढुवा, तालिम लगायतका विषयमा निर्णय लिन

-􀂃 सेवा र विकासका कार्यहरुका विकल्प विश्लेषण गर्न

-􀂃 सार्वजनिक खरिद, भाडा, मर्मत जस्ता विषयमा निर्णय लिन

-􀂃 लागत र लाभको विश्लेषण गर्न

-􀂃 करका दर र यसको पालनाको स्तर यकिन गर्न आदि

सुझावः

􀂃-  सरकारी नीति स्पष्ट पार्ने

􀂃-  तालिम एवं विकास

􀂃-  विज्ञ व्यवस्थापकको व्यवस्था

􀂃- श्रोत/साधनको व्यवस्थापन

􀂃-  सूचनाको आधारमा निर्णय

􀂃-  सूचनाको प्राथमिकता

􀂃-  संस्थागत क्षमता विकास

􀂃-  वैकल्पिक उर्जाको प्रयोग

􀂃- Information & Documentation centre को स्थापना

􀂃-  सूचना सम्बन्धी छुट्टै कानून निर्माण

􀂃-  सूचना व्यवस्थापनमा एकरुपता

􀂃-  निरन्तरताका लागि कार्यविधि एवं

- निर्देशिका व्यवस्था

􀂃-  अनुगमन, मूल्यांकन एवं पृष्ठपोषण

􀂃-  मन्त्रालयका सूचनाहरु अद्यावधिक गर्ने

􀂃- सबै निकायमा Network को विस्तार

􀂃 - E-Governance लाई बढावा

                                                                                                               स्रोतः निजामती सेवा पत्रिका

Share: