संकलन गरेका
कच्चा सूचना तथा तथ्यांकको प्रवेश गराई प्रशोधनमार्फत उत्पादन गरी सोको व्यवस्थित
भण्डारण ( Input, Processing, Output, Store) गर्ने विद्युतीय उपकरणलाई कम्प्यूटर प्रणाली
भनिन्छ । नेपालीमा यसलाई सुसाङ्ख्य भनिन्छ । कार्यालयको काम कारवाहीलाई छिटो छरितो
बनाउन‚ सेवा प्रवाहमा गुणस्तर बढाउन‚ Paperless Office को
अवधारणा लागू गर्न तथा कार्यालयलाई आधुनिक बनाउन समेत यसले सहयोग गर्दछ ।
कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको आवश्यकता र महत्व
सेवा प्रदान
गर्ने स्थान कार्यालय हो । कार्यालयको निश्चित उद्देश्य हुन्छ । उही उद्देश्य
प्राप्ति गर्न कार्यालयले योजना तर्जुमा गर्ने‚ संगठन गर्ने‚ समन्वय गर्ने‚ नियन्त्रण
गर्ने‚ साधन स्रोतको परिचालन गर्ने गर्दछ । कार्यालयले गर्ने उपरोक्त कार्य
कार्यालय व्यवस्थापन हो । कार्यालय व्यवस्थापनले गर्ने यस सूचना र तथ्यांकको आवश्यकता
पर्दछ । त्यही सूचना र तथ्याङकको संकलन‚ प्रशोधन‚ उत्पादन एवं भण्डारणको कार्य
कम्प्यूटर प्रणालीले गर्दछ । समग्रमा कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको
आवश्कता र महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छः
Þ कार्यालयको
नीति निर्माण‚ योजना तर्जुमा एवं निर्णय गर्नका लागि भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउन‚
Þ कार्यालको काम
कारवाहीलाई पारदर्शी एवं आवश्यकताअनुसार गोपनियता कामग गर्न‚
Þ अभिलेख
कार्यलाई थप व्यवस्थित बनाउन‚
Þ भविष्यमा
खोजेको बखत तुरुन्तै पाउने गरी Document सुरक्षित राख्न‚
Þ आवश्यक परेको
समयमा प्रमाणको रुपमा कागजात जुटाउन‚
Þ कार्यालयमा
सूचना सजिलै उपलब्ध गराउन‚
Þ खोजेको समयमा
कागजात सजिलै प्राप्त गरी समय‚ श्रम र साधन स्रोतको वचत गर्न‚
Þ नयाँ
कर्मचारीलाई कार्य गर्न सजिलो बनाउन‚
Þ कार्यालयको
कुशल व्वस्थापन गर्ने कार्यमा मद्दत गर्न‚
Þ कार्यालयको
समग्र प्रगति प्रतिवदेन बनाउने कार्यलाई व्वस्थित गर्न‚ आदि ।
