कम्प्यूटर प्रणाली भनेको के हो ? कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको आवश्यकता र महत्वबारे छोटकरीमा लेख्नुहोस् । ~ लोकसेवा सहयोगी

कम्प्यूटर प्रणाली भनेको के हो ? कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको आवश्यकता र महत्वबारे छोटकरीमा लेख्नुहोस् ।

संकलन गरेका कच्चा सूचना तथा तथ्यांकको प्रवेश गराई प्रशोधनमार्फत उत्पादन गरी सोको व्यवस्थित भण्डारण ( Input, Processing, Output, Store) गर्ने विद्युतीय उपकरणलाई कम्प्यूटर प्रणाली भनिन्छ । नेपालीमा यसलाई सुसाङ्ख्य भनिन्छ । कार्यालयको काम कारवाहीलाई छिटो छरितो बनाउन‚ सेवा प्रवाहमा गुणस्तर बढाउन‚ Paperless Office को अवधारणा लागू गर्न तथा कार्यालयलाई आधुनिक बनाउन समेत यसले सहयोग गर्दछ ।

कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको आवश्यकता र महत्व

सेवा प्रदान गर्ने स्थान कार्यालय हो । कार्यालयको निश्चित उद्देश्य हुन्छ । उही उद्देश्य प्राप्ति गर्न कार्यालयले योजना तर्जुमा गर्ने‚ संगठन गर्ने‚ समन्वय गर्ने‚ नियन्त्रण गर्ने‚ साधन स्रोतको परिचालन गर्ने गर्दछ । कार्यालयले गर्ने उपरोक्त कार्य कार्यालय व्यवस्थापन हो । कार्यालय व्यवस्थापनले गर्ने यस सूचना र तथ्यांकको आवश्यकता पर्दछ । त्यही सूचना र तथ्याङकको संकलन‚ प्रशोधन‚ उत्पादन एवं भण्डारणको कार्य कम्प्यूटर प्रणालीले गर्दछ । समग्रमा कार्यालय व्वस्थापनमा कम्प्यूटर प्रणालीको आवश्कता र महत्वलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छः

Þ कार्यालयको नीति निर्माण‚ योजना तर्जुमा एवं निर्णय गर्नका लागि भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउन‚

Þ कार्यालको काम कारवाहीलाई पारदर्शी एवं आवश्यकताअनुसार गोपनियता कामग गर्न‚

Þ अभिलेख कार्यलाई थप व्यवस्थित बनाउन‚

Þ भविष्यमा खोजेको बखत तुरुन्तै पाउने गरी Document सुरक्षित राख्न‚

Þ आवश्यक परेको समयमा प्रमाणको रुपमा कागजात जुटाउन‚

Þ कार्यालयमा सूचना सजिलै उपलब्ध गराउन‚

Þ खोजेको समयमा कागजात सजिलै प्राप्त गरी समय‚ श्रम र साधन स्रोतको वचत गर्न‚

Þ नयाँ कर्मचारीलाई कार्य गर्न सजिलो बनाउन‚

Þ कार्यालयको कुशल व्वस्थापन गर्ने कार्यमा मद्दत गर्न‚

Þ कार्यालयको समग्र प्रगति प्रतिवदेन बनाउने कार्यलाई व्वस्थित गर्न‚ आदि ।